Моделирование организационной структуры в АСПРА Старт

Организационная структура есть на любом предприятии любой отрасли и направления деятельности. Она может быть зафиксирована схематически в виде модели или описана как структура в документе.

В ходе работы предприятия организационная структура претерпевает ряд изменений, поэтому важен механизм корректировки организационной структуры. Если организационная структура разрабатывалась в виде схемы в Power point, Word или другого похожего инструментария, потребуются значительные усилия для внесения в нее изменений.

На сегодняшний день существует большое количество методологий и автоматизированных инструментов проектирования организационных структур на основе процессного подхода. Одним из таких инструментов является АСПРА Старт – программное обеспечение, разработанное российской компанией ООО «АСПРАСОФТ». Методология АСПРА Старт включает четыре типа диаграмм, которые позволяют описать и бизнес-процессы организации, и ее организационную структуру.

Для описания организационной структуры инструмент содержит множество различных символов: организация, филиал, организационная единица, должность, типовая должность, роль, группа и пр.

Рассмотрим на примерах различных типов организационных структур возможности АСПРА Старт.

 

Линейно – функциональная организационная структура

В основе данного представления организационной структуры лежит принцип функционального разделения организационных единиц. В состав линейно – функциональной структуры входят линейные подразделения, то есть исполнители, которых назначает руководство. Также туда входят функциональные отделы, которые выполняют задачи в рамках своей специальности. Вектор управления направлен снизу вверх, подразделения выполняют поручения руководителя. Пример линейно-функциональной организационной структуры представлен на рисунке 1.

 

Рисунок 1 – Линейно-функциональная организационная структура. Пример

 

В рамках данной организационной схемы описано два уровня подчинения с использованием двух типов объектов – «Должность» и «Организационная единица». Стоит обратить внимание, что каждая пара объектов связана между собой связями, которые имеют определённую семантику: между руководителем департамента и отделами использована связь типа «является линейным руководителем», а между руководителями отдела и должностями – связь другого типа – «является функциональным руководителем». Тип подчинения важен с точки зрения анализа организационной структуры.

 

Дивизиональная организационная структура

В данном типе организационной структуры организационные единицы объединяются по определенному признаку: продуктовому, географическому, группам потребителей, услугам и т.д. Вектор управления направлен снизу вверх на непосредственного руководителя. Пример дивизиональной структуры представлен на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Дивизиональная организационная структура. Пример

 

В этом типе организационной структуры также использованы объекты «Должность» и «Организационная единица», при этом организационные единицы представлены двумя символами, что позволяет визуально отличать разные дивизионы друг от друга. Необходимо отметить, что в АСПРА Старт существует возможность задавать количественные и качественные характеристики диаграммам, объектам и связям с помощью атрибутов. В нашем примере на рисунке 3 представлено окно с заполненными атрибутами для объекта «Завод прицепов». Поскольку в АСПРА Старт связь в виде детализации объектов отсутствует, атрибут «Ссылка 1» задействован для указания ссылки на диаграмму, детализирующую состав данного подразделения. За счет такого решения можно обойти это ограничение и разгрузить организационную схему верхнего уровня.

 

Рисунок 3 – Окно атрибутов объекта типа «Организационная единица»

 

Представив детализацию подразделений отдельными диаграммами (рисунок 4), можно разгрузить организационную схему верхнего уровня.

 

Рисунок 4 – Детализирующая диаграмма для объекта «Завод прицепов»

 

Матричная организационная структура

В последнее десятилетие известность получила матричная структура управления. Модель применяется на крупных предприятиях, которым необходимо постоянно подстраиваться под меняющиеся потребности рынка. Матричная организационная структура отражает закрепление в организационном построении компании двух направлений руководства. Вертикальное направление подразумевает управление линейно-функциональными структурными подразделениями, горизонтальное – управление отдельными продуктами, программами, проектами.

Существенная отличительная черта данной организационной структуры заключается в наличии одновременно двух руководителей. Так, исполнитель, с одной стороны, подчиняется своему непосредственному руководителю, с другой стороны, руководителю, наделенными проектными полномочиями. Вектор подчинения меняется от вертикального к горизонтальному, в зависимости от того рода деятельности, которую выполняет работник в данный момент времени. На схеме большое значение имеет возможность обозначения связей между исполнителем и руководителями. Пример матричной структуры представлен на рисунке 5.

 

Рисунок 5 – Матричная организационная структура. Пример

 

В схеме использованы объекты типов «Роль», «Должность», «Группа». Благодаря различным типам связей легко определить подчинение групп руководителям.

В нашем примере для объекта «Должность» в АСПРА Старт были задействованы атрибуты, позволяющие указать описание должности, ставку работы в определенной валюте, период, за который начисляется ставка, штатное и фактическое количество работников на данной должности, территориальное место работы и другие дополнительные параметры (рисунок 6). Это преимущество АСПРА Старт дает возможность отразить на схеме всю необходимую кадровым работникам информацию, а затем использовать ее для нужд предприятия.

 

Рисунок 6 – Окно атрибутов объекта типа «Должность»

 

Методология АСПРА Старт также предусматривает создание типовых организационных структур, имеющих одинаковое строение, характеризующееся составом подразделений и связей подчиненности. Это позволяет задавать требования к организационной структуре подчиненных субъектов на уровне корпоративного центра, создавать соответствующую документацию, например, типовое положение о подразделении, типовые должностные инструкции. В типовой структуре предполагается использование специальных символов: «Типовая организационная единица» и «Типовая должность».

Еще одним преимуществом программного продукта АСПРА Старт при описании организационной структуры является возможность использования копий экземпляров одного и того же объекта на различных диаграммах. С одной стороны, это позволяет без больших трудозатрат изменять характеристика существующего объекта, с другой – использовать многократно созданные объекты на различных диаграммах, в том числе на процессных диаграммах в качестве исполнителей. В дальнейшем это также позволит создавать должностные инструкции или руководства по процессам.

Часто, при разработке диаграммы необходимо получиться одобрение или совет от коллег, которые, в свою очередь, могут не иметь доступ к АСПРА Старт. Инструмент предоставляет возможность пользователю делиться созданной диаграммой с помощью ссылки, по которой диаграмма откроется в режиме чтения непосредственно в браузере. Графику диаграммы также можно выгрузить в формате PNG или же путем копирования из буфера обмена. Помимо этого, инструментальная среда имеет механизм экспорта диаграмм в формате AEX, что позволяет обмениваться диаграммами между различными пользователями системы.

Подводя итог, можно выделить следующие преимущества описания организационной структуры предприятия в АСПРА Старт:

1. За счет встроенной методологии создавать необходимый минимум сведений о структуре управления компанией, достаточный, для поиска новых возможностей и принятия решений по ее изменению и оптимизации.

2. Возможность создавать типовые организационные структуры и тиражировать их подчиненным субъектам.

3. Быстро изменять характеристики созданных объектов за счет механизма использования копий их экземпляров.

4. Разрабатывать организационную структуру совместно со всеми заинтересованным лицам, у которых может не быть учетной записи в АСПРА Старт, с помощью функционала предоставления доступа к диаграммам.

5. Выгружать графику моделей в различных форматах.