Как выбрать систему моделирования бизнес-процессов организации?

1. Для чего необходимо внедрять процессный подход?

2. Каким образом управлять организацией через бизнес-процессы и какие это дает преимущества?

3. Каковы основные требования к системе моделирования бизнес-процессов?

Процессный подход как способ конкуренции на рынке

Любая организация на пути своего развития приходит к выводу, что необходимо формировать, управлять, реструктуризировать и оптимизировать свою деятельность с точки зрения эффективности выполнения потоков работ, а для этого нужно оперировать понятием «бизнес-процессы». Процессный подход к управлению организацией – это не просто проект по внедрению системы моделирования или автоматизации, это культура, которая со временем приживается в организации и постепенно, год за годом приносит свои дивиденды от ее внедрения. Многие предприятия при начинании такого рода проектов пытаются посчитать возврат инвестиций от внедрения системы моделирования бизнес-процессов и процессного подхода, но, эти проекты меняют саму культуру компании и подходы к ее управлению. Они могут закончиться незначительными изменениями, а могут коренным образом изменить структуру и процессы организации, выведя ее на новые горизонты рынка.

Давайте рассмотрим пример, где на рынке присутствуют несколько компаний и каждая из них имеет свои черты и особенности, выгодно отличающие ее от конкурентов. Так на рисунке 1 представлены четыре организации A, B, C, D. Мы видим, что компании B и С, при меньших затратах имеют большую производительность, чем A. Это говорит о том, что они ориентированы на массовый рынок с большим объемом выпускаемой продукции, либо их бизнес-процессы работают эффективнее, чем у конкурентов. Компания А, например, имеет гораздо меньшую производительность, а затраты на бизнес-процессы у нее больше, чем у остальных компаний. Это говорит о том, что компания ориентирована на определенную нишу на рынке с уникальными требованиями либо работает неэффективно по сравнению с конкурентами. В любом случае, все эти организации конкурируют на рынке, формируя его границу.

Рисунок 1. Рынок и его границы

Но что будет, если компания начнет задумываться об оптимизации своей деятельности и запустит несколько проектов по реструктуризации? В нашем случае — это организация С, которая при незначительном увеличении затрат повышает свою производительность, изменяя структуру процессов, и тем самым формирует новую границу рынка для остальных компаний массового рынка, таких как B. Следом за ней компания А решает адаптировать свои бизнес-процессы для массового рынка и оптимизировать их, а за счет своего опыта в уникальном сегменте добиться еще более высокой производительности, чем компании B и C, при этом сократив свои производственные затраты почти в два раза (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Новые границы рынка

Таким образом, мы с вами видим, что изменения, реструктуризация и сама культура процессного подхода к управлению могут вывести компанию в лидеры своего сегмента, а могут вообще сформировать новый рынок, расширив возможности текущего. Альтернативой может быть другая позиция, когда в компании все держится на определенных сотрудниках, процессы не изучаются и не изменяются, а это означает, что компания не пытается расти в пределах своего рынка и формировать его новые границы. В нашем примере это компания D, представленная на рисунке 2. И не важно большая это компания или маленькая, это всего лишь вопрос времени, когда она просто не сможет успевать за рынком и будет вынуждена его покинуть. Как говорится, если вы ничего не делаете, по умолчанию, вы скатываетесь вниз.

Исходя из выше сказанного, можно сделать определённые выводы, что если организация, независимо от ее масштаба, хочет быть конкурентной и успешной на рынке, она должна развивать культуру процессного подхода, чтобы меняться самой, менять других, менять рынок. Иначе рынок изменится, а за ним просто невозможно будет успеть. Это показывают события последних нескольких лет, когда появились новые вызовы и задачи практически во всех рыночных направлениях Российской экономики.

Взгляд на организацию с точки зрения процессного подхода к управлению

Процессный подход к управлению — это взгляд на организацию с точки зрения определенной перспективы, а именно бизнес-процессов. Никто не отменял организационную структуру, функции подразделений, должностные обязанности и регламенты, а также саму структуру иерархии. Все как было, так и осталось, просто компания начинает изучать взаимодействие между подразделениями не с точки зрения «функции выполняющейся», а с точки зрения «бизнес-процесса производящего», который и выдает в конечном итоге на выходе необходимый результат - продукт или услугу (см. рисунок 3). И наша основная задача позволить протекать бизнес-процессу максимально быстро и без потерь, а для этого на пути нужно избавиться от преград и организовать его максимально эффективно.

Рисунок 3. Переход от функционально-ориентированной организации к процессно-ориентированной

Как были в компании подразделения, сотрудники, нормативные документы, обязанности, так они и остаются. Но с внедрением процессного подхода вся эта система становится прозрачной, начинает избавляться от ненужных ей потерь. Потому что, приступая к разработке модели бизнес-процессов, у вас появится очень много вопросов к тому, как работает организация:

• Какие действия выполняются?

• В какой последовательности?

• Кем они выполняются?

• Какие документы участвуют?

• Какие риски существуют?

• Какие информационные системы используются?

Если смотреть на организацию с точки зрения процессного подхода (см. рисунок 4), она представляет собой набор связанных моделей бизнес-процессов и их окружения. К моделям окружения бизнес-процессов относятся в основном иерархические и справочные модели: организационная структура, дерево функций, дерево продуктов и услуг, дерево документов, справочник ИТ-систем. Их задача структурировать и систематизировать объекты окружения бизнес-процессов для централизованного управления.

Рисунок 4. Взгляд на организацию через бизнес-процессы

В основном вся деятельность осуществляется внутри бизнес-процессов и между бизнес-процессами, и поэтому существует две группы вопросов к процессной модели при ее оптимизации: внутрипроцессные и межпроцессные.

Так вопросы внутрипроцессного взаимодействия подразумевают анализ эффективности выполнения самого бизнес-процесса. Например, анализ времени выполнения, времени простоя, загрузки ресурсов, потерь, очередей, задержек. Межпроцессное взаимодействие нуждается в анализе связанности системы и поиске разрывов, в рамках которых, например, определяются ответы на такие вопросы:

• Какие функции выполняются подразделением или ИТ-системой?

• Какие процессы направлены на выпуск продуктов и услуг?

• Кем и где используются документы?

• Каких входов/выходов не хватает для успешного выполнения?

Преимущества процессного подхода

Преимущества процессного подхода для сотрудников заключаются в:

• формализации и прозрачности связей и процедур по взаимодействию сотрудников в рамках деятельности организации;

• наличии доступа к централизованной базе знаний бизнес-процессов организации для уточнения информации в рамках своих полномочий;

• изменении способа мышления и культуры выполнения собственных обязанностей.

Для компании же процессный подход дает возможность:

• представить ее деятельность в целом как единую систему с углублением до требуемого уровня детализации;

• сравнивать, стандартизировать и унифицировать функции, бизнес-процессы и исполняемые процессы;

• создать единый стандарт и централизованное место хранения и коммуникации с доступом для всех заинтересованных лиц;

• создать единый язык моделирования и обеспечить понимание бизнес-процессов всеми участниками деятельности организации.

Требования к системам моделирования бизнес-процессов

Организация, стоящая перед выбором системы моделирования бизнес-процессов, должна четко понимать, какие требования она предъявляет к инструменту моделирования, исходя из ее зрелости и опыта использования процессного подхода к управлению. На начальном этапе нужно запомнить одно правило, касающееся выбора системы моделирования: для анализа бизнес-процессов вам достаточно знаний, карандаша и листка бумаги (см. рисунок 5).

Рисунок 5. Правило №1 при выборе системы моделирования

Любой инструмент моделирования бизнес-процессов организации (далее «система моделирования») должен обеспечивать функциональность для получения ответов на две основные группы вопросов (внутрипроцессных и межпроцессных взаимодействий), рассмотренных в предыдущем разделе «Взгляд на организацию с точки зрения процессного подхода к управлению».

Исходя из этого, можно перечислить следующие основные критерии для выбора системы моделирования:

• наличие единого репозитория моделей;

• наличие модулей и сервисов для анализа;

• процессный портал как единая точка входа.

Система моделирования должна иметь единый репозиторий моделей. Он нужен для того, чтобы обеспечить всем участникам централизованную коллективно разработку моделей организации с возможностью повторного использования объектов.

В рамках единого репозитория моделей системы моделирования пользователи создают, согласовывают, изменяют, утверждают и публикуют модели. Иными словами, репозиторий поддерживает полный жизненный цикл модели от момента ее рождения до архивации. В репозитории моделей хранится материал, с которым далее работают модули анализа и стандартизации.

Наличие модулей и сервисов для анализа и стандартизации моделей является вторым важным критерием выбора системы моделирования. Данный функционал позволяет проводить эксперименты и анализировать модели, находящиеся в репозитории. Тем самым обеспечивается поиск ответов на вопросы внутрипроцессного взаимодействия.

Вопросы же межпроцессного взаимодействия могут решаться визуально при помощи репозитория моделей и с помощью сервисов стандартизации, которые формируют регламенты и стандарты взаимодействия между процессами организации.

Наконец, для того, чтобы обеспечить сотрудникам организации единый стандарт и централизованное место хранения и коммуникации с доступом для всех заинтересованных лиц, система моделирования должна включать в себя процессный портал как единую точку входа для создания, согласования, обсуждения, изменения моделей и их окружения, а также вовлечения сотрудников в деятельность, связанную с процессным подходом к управлению (см. рисунок 6).

Рисунок 6. Процессный портал организации

Таким образом, находясь перед выбором системы моделирования, организация должна учитывать возможность централизованной разработки и хранения моделей, их дальнейшего анализа и стандартизации, а также публикации и обсуждения внутри организации. А если говорить о технических требованиях к системе моделирования и поддерживаемых ею нотациях моделирования, то эти параметры для каждой компании определяются индивидуально, исходя из специфики и особенностей ее работы.